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Pautas y sistemas para facilitar la organización de toda la documentación gestionada por un Centro de Conservación de Carreteras

Pautas y sistemas para facilitar la organización de toda la documentación gestionada por un Centro de Conservación de Carreteras

idiar con el papeleo asociado a la gestión de carreteras (tanto para las empresas de conservación como para la propia Administración), es una tarea que puede resultar muy frustrante, si no se cuenta con los sistemas adecuados para archivar, filtrar y buscar la documentación.

Muchas veces, esta gestión del papeleo se realiza de forma manual y tradicional, lo que ocasiona problemas (papeles que se pierden), ineficiencias (la búsqueda es mucho más laboriosa) y descontrol, en la mayoría de las ocasiones.

Por tanto, para conseguir gestionar toda la documentación con la que trabajan concesionarios de carreteras y administración, es imprescindible determinar lo siguiente: ¿Qué sistemas o tecnología utilizar para gestionar la documentación existente en una Unidad de Carreteras, o en una Conservación?

Dos son los elementos que resultan básicos e imprescindibles para realizar, de una forma eficaz, esta gestión, y a continuación vamos a mostrar las características fundamentales de estos dos módulos incorporados en el Sistema de Gestión Web de Carreteras:

  • 1.- Gestor documental (de interés leer también el post de ” Diseñando un gestor documental que se adapte por completo a las necesidades de las empresas encargadas de la conservación y explotación de carreteras“)
    • La gestión de la conservación y explotación de carreteras obliga a trabajar con un importante número de documentos, informes, imágenes y archivos de cualquier tipo que es necesario poder gestionar correctamente para ser capaces de obtener la información deseada en cualquier momento. Este módulo es un complemento indispensable dentro del sistema, facilitando la gestión de los informes generados, ofreciendo un espacio fijo donde poder guardar y encontrar dichos informes.
    • De igual modo, el módulo permite registrar cualquier otro documento generado  o recibido por el cliente, siendo una herramienta muy útil para el registro de comunicaciones con terceros, como puede ser el caso de la documentación enviada a la Administración dentro de los diferentes asuntos que se traten con ella.
    • Otra característica importante es que permite una gestión eficaz en el registro de archivos de medios, facilitando la gestión y almacenamiento de fotografías, planos en formato gráfico o vídeos.
    • El módulo de Gestor Documental integrado incorpora las funcionalidades de los gestores documentales más avanzados, pero añadiendo las particularidades asociadas a la conservación de carreteras:
      • Características generales del gestor documental: Permite la subida, modificación y descarga de ficheros de todo tipo, contando con un sistema de permisos, usuarios y versiones que facilita su gestión. Igualmente, permite realizar búsquedas con todo tipo de filtros.
      • Características específicas del gestor documental de carreteras: A las características generales de un gestor documental se une su desarrollo específico para un sistema de carreteras, pudiendo asociar información relacionada con las carreteras en cada documento, y facilitando la gestión unificada tanto de los documentos introducidos, como de los creados en otros módulos.
  • Módulo de Expedientes: (de interés leer también el post de “Un sistema de gestión de expedientes diseñado para cubrir las necesidades de una Unidad de Carreteras“). El módulo módulo de gestión de expedientes, está compuesto por dos bloques fundamentales:
    • Un registro de entrada y salida, donde queda constancia de todas las entradas y salidas de documentos, comunicaciones o cualquier tipo de información, y que deben ser asociadas a un expediente, incluso aunque estas comunicaciones sean internas.
    • Un completo y personalizable gestor de tramitación de expedientes, que posibilita el seguimiento y control de todas las fases (configurables) que se deben tramitar para resolver un expediente.
  • Ambos bloques pueden funcionar de manera independiente, de forma que el registro puede ser utilizado como un registro electrónico, ayudando a mantener localizada la documentación relativa a las diferentes entradas y salidas producidas, algo muy útil, p.e., para tener el registro detallado de la documentación enviada a la Administración, clientes u otras personas externas.
  • El gestor permite realizar la tramitación de los diferentes tipos de expedientes utilizados:
    • Expedientes de Uso y Defensa de la Carretera, para trámites relacionados directamente con la infraestructura vial. Cuenta con subcategorías como autorizaciones, sanciones, reclamaciones patrimoniales, reclamaciones de terceros, expedientes de expropiación y otros trámites.
    • Expedientes de Obras: Trámites relacionados con la gestión de obras, y su documentación
    • Expedientes de Asuntos Generales: Permiten tramitar cualquier otro tipo de expediente.

Con este artículo termina la serie de post relacionados con la tecnología que debe integrar un Centro de Conservación de Carreteras para la gestión integral de sus actividades, recursos y personal, que esperamos haya resultado de utilidad, ofreciendo pautas, consejos y tecnología necesaria para realizar, de la forma más apropiada, cada una de las acciones.

Fuente de la noticia: https://www.tecnocarreteras.es/2015/12/10/pautas-y-sistemas-para-facilitar-la-organizacion-de-toda-la-documentacion-gestionada-por-un-centro-de-conservacion-de-carreteras/#more-7318

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